苦手なスケジュール管理

 長年一人で仕事をやっている影響なのか、自分のスケジュールに確認無く予定を入れられるのが苦手です。
 具体的には、「予定空いてますか?」という質問に対して「空いてますよ」というやりとりなく、公開しているスケジュールにある空きには誰でも予定を入れて良い…みたいなチームでのスケジュール管理というのが苦手です。
 と言いつつも今時のプロジェクトチームのスケジュール管理ソフトなどでは、会議の招待だったり、各自のスケジュールにチームメイトが予定を入れられたりする機能が一般的になっており、苦手であるとはなかなか言いづらく(苦手なぼくは)何か対策が必要だろうなあと思います。
 一つは予定を入れられたくない時間帯に明確な予定がなくても仮予定を入れておいたり(公開スケジュールの意義が半減しそうですが)、締切に向けて立て込み具合だったり緊急性の高い予定が入りやすい「できれば開けておきたい」時間帯が何段階かで分かる仕組みだったりあると良いかなあと思いました。
 …ってあんまり忙しさをアピールすると、依頼を躊躇されてしまうという営業的なマイナス面が出てこれもよくないなあと。
 加えて上記の対策は緊急性のない予定に対してであって、のっぴきならない事情があったりするなら他を調整してでも時間作りますってこともあると思います。
でも緊急でのっぴきならないならカレンダーに予定が入れておくでなく「予定調整効きますか」って確認の連絡はやっぱり平行してあった方が良いと思うんだよなあ。
…などとフリダシ戻ったりしたのですが、大学病院の医師のスケジュール管理や、秘書が全部スケジュールを管理するみたいな管理が徹底している職業でどんな方法がとられているのかが参考になるのかしらと思いました。